Ochrana osobních údajů

1. Kdo jsme

Countee Ltd („my“, „nás“, „naše“) je online účetní platforma pro britské firmy poskytující účetnictví, fakturaci a podání DPH přes HMRC Making Tax Digital (MTD). Tyto zásady popisují shromažďování, používání a ochranu osobních údajů podle UK GDPR a zákona Data Protection Act 2018.

Countee Ltd je u Information Commissioner's Office (ICO) registrována jako správce údajů. Referenční číslo registrace ICO: ZC101201. Platnost registrace končí 2. března 2027.

2. Shromažďované údaje

Shromažďujeme tyto kategorie osobních údajů:

• Údaje účtu: jméno, e-mail, heslo (uložené jako hash).
• Údaje organizace: název firmy, adresa, registrační číslo společnosti a číslo registrace k DPH (VRN).
• Finanční údaje: faktury, přijaté faktury, výdaje, bankovní transakce, účetní zápisy a přiznání k DPH vložené do platformy.
• Autorizační údaje HMRC: přístupové tokeny OAuth vydané HMRC pro podání přiznání vaším jménem přes Making Tax Digital. Uživatelské jméno ani heslo HMRC Government Gateway neukládáme.
• Technické údaje: IP adresa, typ prohlížeče, identifikátory zařízení a provozní záznamy automaticky shromažďované při používání služby.

3. Použití údajů

• Poskytování a provoz účetní služby Countee.
• Podání DPH do HMRC vaším jménem přes MTD VAT API na základě oprávnění uděleného při propojení OAuth.
• Odesílání provozních e-mailů (vytvoření účtu, obnovení hesla, potvrzení podání).
• Plnění zákonných povinností včetně požadavků HMRC na prevenci podvodů u MTD softwaru.
• Zlepšování a zabezpečení platformy (pouze souhrnná anonymizovaná analytika).

4. Právní základ zpracování

• Smlouva: zpracování údajů účtu a finančních záznamů je nezbytné pro poskytování objednané služby.
• Právní povinnost: hlavičky pro prevenci podvodů odesílané HMRC jsou zákonným požadavkem pro software podporující MTD.
• Oprávněný zájem: sledování zabezpečení, prevence zneužití a zlepšování služby.

5. Sdílení údajů

Osobní údaje neprodáváme. Sdílíme je pouze v nezbytných případech:

• HMRC: při zahájení podání se HMRC předávají údaje přiznání a povinné hlavičky prevence podvodů.
• Poskytovatelé hostingu: údaje se ukládají na serverech v Británii / Evropském hospodářském prostoru.
• Zákonné požadavky: údaje můžeme zpřístupnit, pokud to vyžaduje zákon nebo ochrana práv a bezpečnosti uživatelů.

6. Údaje společností z Companies House

Bezplatné vyhledávání zobrazuje veřejný rejstřík Companies House včetně jmen, měsíce a roku narození, státní příslušnosti a korespondenčních adres členů orgánů a osob s významnou kontrolou. Údaje načítáme z veřejného API při otevření stránky společnosti a uchováváme nejvýše 24 hodin. Nevytváříme profily jednotlivců a údaje neprodáváme, nelicencujeme ani neexportujeme.

Opíráme se o oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f UK GDPR: usnadnění vyhledávání veřejného rejstříku při ověřování obchodních partnerů. Pokud jste uvedeni v rejstříku a nesouhlasíte se zobrazením údajů, napište nám na adresu v části 11. Přestaneme je zobrazovat na všech stránkách společností. V oficiálním rejstříku zůstanou; omezení zveřejnění, například nahrazení domácí adresy doručovací adresou, řešte přímo s Companies House.

7. Doba uchování

Údaje účtu a finanční záznamy uchováváme po dobu aktivního účtu a nejvýše 7 let po uzavření kvůli britským požadavkům na daňovou evidenci. Tokeny HMRC OAuth mažeme ihned po odpojení.

8. Vaše práva

Podle UK GDPR máte právo:

• Na přístup k osobním údajům, které o vás uchováváme.
• Na opravu nepřesných údajů.
• Požádat o výmaz údajů (s výhradou zákonných povinností uchování).
• Vznést námitku nebo omezit určité zpracování.
• Na přenositelnost — obdržet údaje ve strojově čitelném formátu.
• Podat stížnost u Information Commissioner's Office (ICO) na ico.org.uk (naše registrační číslo: ZC101201).

9. Zabezpečení

Používáme standardní bezpečnostní opatření včetně šifrovaného připojení TLS, hashovaných hesel a řízení přístupu. Finanční údaje a tokeny OAuth jsou šifrovány i při uložení.

10. Cookies

Používáme pouze nezbytné relační cookies pro přihlášení a ochranu před podvrženými požadavky. Nepoužíváme reklamní cookies ani sledovací cookies třetích stran.

11. Kontakt

Správcem údajů je Countee Ltd, 4 Drum Court, Dollar, Scotland, FK14 7EQ (Companies House SC856666, D-U-N-S 234009034).

S dotazy k ochraně údajů nebo pro uplatnění práv napište na privacy@countee.uk nebo použijte tlačítko níže.